Handling of Personal Information

個人情報の取扱いについて

1.個人情報の定義
当社の個人情報保護方針では、「個人情報」を個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、画像や音声などによって特定の個人を識別できる（他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む）を対象とします。
2. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を業務に必要な範囲内で利用し、当該利用目的以外には利用しません。利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲でのみ行なうこととし、その場合には、変更後の利用目的をご本人に通知するか、又は公表致します。
個人情報の利用目的を以下に定めます。
(1)お客さま個人情報
  • ・当社及びグループ会社によるお客さまとの業務上の連絡のため
  • ・当社及びグループ会社による各種営業活動のため
  • ・ 当社及びグループ会社によるＩＴソリューションサービス等の情報配信や提供のため
  • ・各種お問い合わせやご依頼等への対応のため
(2)従業員情報
  • ・社内業務活動における基礎データとして業務上の用に供するため
  • ・本人及びその家族（以下、本人等という）のために対外業務処理を行なうため
  • ・本人等との業務連絡、親交、その他災害時における安否確認 等のため
(3)求人等に関する情報
  • ・当社及びグループ会社に対する、求人等への応募(正社員、アルバイト他)に対する情報提供、選考、決定、連絡、事務等のため
(4)その他
  • ・御本人に事前にお知らせし同意を頂いた利用目的のため
3.個人情報の管理責任者
株式会社エース管理部　部門長
4.個人情報の共同利用
当社では、お預かり致しました個人情報を、上記利用目的に必要な範囲内に於いて、共同利用致します。
(1)共同利用される個人情報の項目
  • ・前項「2.個人情報の利用目的」において収集した個人情報項目
(2)共同利用する者の範囲
  • ・当社、及びエースグループ各社（株式会社エースウェア）
(3)共同利用する者の利用目的
  • ・前項「2. 個人情報の利用目的」の利用目的の範囲内
(4)共同利用する個人情報の管理責任者
  • ・株式会社エース管理部　部門長
(5)個人情報の取得方法
  • ・書面受け渡し・郵送等、電話、インターネット等を介して取得致します。
5.個人情報の第三者への提供
当社では、預かり致しました個人情報を、法令に基づくものを除き、ご本人に同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
以下のいずれかに該当する場合は提供をすることがあります。
(1)法令により認められている場合
(2)当社の業務遂行に必要な範囲において委託する場合（この場合には、託された個人情報の安全管理が図られるよう、要かつ適切な監督を行ないます。）
(3)当社のグループ会社と共同利用を行なう場合（「4.個人情報の共同利用」をご覧下さい。）
6.個人情報の管理
当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人情報を正確かつ最新の内容に保つように努めます。
当社は、個人情報（取得しようとしている個人情報を含む）の漏洩、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために万全を尽くします。
7.お問い合わせ窓口
当社の個人情報の取扱いについて、質問、照会、相談、意見、苦情等がありましたら、下記までお問い合わせください。
  • ・お手紙による場合

    〒106-0041
    東京都港区麻布台一丁目3番1号 麻布台ヒルズ森JPタワー17階
    株式会社エース　管理部

  • ・WEBフォームによる場合

    株式会社エース　管理部　お問い合わせ
    ※ご来社頂いてのお申し出はお受けしておりませんので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

当社が保有する開示対象個人情報について
「開示等の求め」に応じる手続等に関する事項
当社は、個人情報の本人またはその代理人からの開示、訂正等、利用停止等、第三者提供の停止の求め（以下、「開示等の求め」といいます）を受け付ける方法を以下のとおり定めます。
(1)開示の対象
氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス、画像、音声、注文履歴
(2)開示等の求めに際して提出頂きたい書面（様式）等（ご本人さまの場合）
開示等の求めを行う場合は、ご要望の申請書を使用され、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封し下記(5)宛にご郵送下さい。
(3)開示等の求めに際して提出頂きたい書面（様式）等（代理人の場合）

「開示等の求め」をする者が法定代理人、もしくはご本人さまが委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類も同封して下さい。

＜法定代理人の場合＞
  • ・法定代理関係にあることを確認するための書類
    （未成年の場合には戸籍謄本、後見の場合には後見関係を証明する文書　コピー）1通
  • ・法定代理人であることの確認のための書類
    （法定代理人の運転免許証、健康保険の被保険証、パスポートなど公的書類のコピー）1通
＜委任による代理人の場合＞
  • ・当社所定の委任状　1通
  • ・ご本人さまの印鑑証明書　1通
  • ・受任者であることの確認のための書類
    （受任者の運転免許証、健康保険の被保険証、パスポートなど公的書類のコピー）1通
(4)開示等の求めの手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに事務手数料含め2,000円（税別）とさせて頂きます。
開示手続きに必要書類の到着確認後、事務手数料のお振込先口座番号を改めてご連絡させて頂きます。なお、振込手数料はお客さま負担とさせて頂きますので何卒、ご了承ください。
(5)開示等の求めの送付先
〒106-0041
東京都港区麻布台一丁目3番1号 麻布台ヒルズ森JPタワー17階
株式会社エース　管理部
(6)開示等の求めに対する回答方法
公的書類の住所と一致した申請書記載住所宛に回答の書面をご送付申し上げます。
(7)開示等の求めに対する回答方法
次に定める場合は、開示対象個人情報の全部ないし一部を不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨を、理由を付記してご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても所定の手数料はお返しできませんのでご了承頂きたく願います。
①申請書の住所、公的書類の住所、当社の登録住所が一致しないときなど、本人確認ができない場合
②代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
③所定の申請書類に不備があった場合
④開示の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
⑤ご本人さまが識別される開示対象個人情報の利用目的の通知を求められた場合で以下に該当するとき
Ⅰ)ご本人さまが識別される開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合
Ⅲ)利用目的をご本人さまに通知し、又は公表することによりご本人さま又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
Ⅳ)利用目的をご本人さまに通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
Ⅴ)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人さまに通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
⑥開示対象個人情報の開示を求められた場合で以下に該当するとき
ⅰ)ご本人さま又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ⅱ)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ⅳ)他の法令に違反することとなる場合
(8)等の求めに関して取得した開示対象個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した開示対象個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱います。ご提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄させて頂きます。